Économiser sur les coûts de comptabilité avec un règlement de frais

Le déjeuner avec des partenaires d'affaires, l'hébergement nécessaire pour des raisons professionnelles, les frais de transport en commun - malgré tous les efforts de digitalisation, les tickets de restaurant, les billets de parking, les billets de train, les factures d'hôtel et autres justificatifs de dépenses continuent de nous accompagner sous forme papier. Entre-temps, les dépenses sont certes enregistrées électroniquement à de nombreux endroits, mais cela ne résout qu'une partie du problème. En effet, les reçus originaux doivent être conservés, comme l'exige l'Administration fédérale des contributions (AFC). Le remboursement des frais reste donc un processus laborieux et sujet à erreurs.

Un règlement des frais approuvé par les autorités fiscales peut toutefois simplifier considérablement ce processus et contribuer à alléger administrativement les entreprises. Il s'agit notamment de veiller à ce que les dépenses récurrentes des employés – par exemple, la restauration de midi pour les installateurs travaillant à l'extérieur – ne doivent pas être prouvées individuellement, vérifiées par la comptabilité et transférées dans la déclaration de salaire. Cela est souvent associé à un effort administratif non négligeable pour l'employeur. D'autre part, l'employé doit s'attendre à des révisions et éventuellement à des compensations de la part des autorités fiscales. Les employeurs peuvent faire approuver leur réglementation des frais fixée dans un règlement par l'autorité fiscale locale avec les effets suivants: