Buchhaltungskosten sparen mit einem Spesenreglement

Das Mittagessen mit Geschäftspartnern, die beruflich nötig gewordene Übernachtung, die Fahrkosten öffentlicher Verkehrsmittel - allen Digitalisierungsbestrebungen zum Trotz begleiten uns Restaurantquittungen, Parktickets, Bahnbillette, Hotelrechnungen und andere Spesenbelege weiterhin in Papierform. Mittlerweile werden Spesen zwar vielerorts elektronisch erfasst, damit ist allerdings nur ein Teil des Problems gelöst. Denn die Originalbelege müssen aufbewahrt werden, so verlangt es die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV). Die Spesenvergütung bleibt somit ein arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess.

Ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement kann diesen Prozess jedoch stark vereinfachen und zur administrativen Entlastung der Unternehmen beitragen. Dabei geht es vor allem darum, dass wiederkehrende Auslagen der Arbeitnehmer – zum Beispiel die Mittagsverpflegung von auswärtig arbeitenden Monteuren – nicht einzeln nachgewiesen, von der Buchhaltung geprüft und in den Lohnausweis übertragen werden müssen. Dies ist oft mit einem nicht unbedeutenden administrativen Aufwand des Arbeitgebers verbunden. Der Arbeitnehmer andererseits muss mit Nachprüfungen und allenfalls mit Aufrechnungen seitens der Steuerbehörden rechnen. Arbeitgeber können ihre in einem Reglement festgehaltene Spesenregelung von der örtlichen Steuerbehörde mit folgenden Wirkungen genehmigen lassen: