Risparmiare sui costi di contabilità con un regolamento sulle spese.

Il pranzo con partner commerciali, il pernottamento necessario per motivi di lavoro, i costi dei trasporti pubblici - nonostante tutti gli sforzi verso la digitalizzazione, continuiamo ad avere a che fare con ricevute di ristoranti, biglietti del parcheggio, biglietti del treno, fatture d'hotel e altri documenti di spesa su carta. Anche se ormai le spese sono registrate elettronicamente in molti luoghi, solo una parte del problema è risolta. Infatti, i documenti originali devono essere conservati, come richiesto dall'Amministrazione federale delle imposte (AFC). Pertanto, il rimborso delle spese rimane un processo che richiede molto lavoro e soggetto a errori.

Un regolamento di spesa approvato dalle autorità fiscali può semplificare notevolmente questo processo e contribuire all'alleggerimento amministrativo delle imprese. Si tratta soprattutto di non dover documentare singolarmente le spese ricorrenti dei dipendenti – come il vitto di pranzo per i montatori che lavorano fuori sede – che non devono essere verificate dalla contabilità e trasferite nella certificazione del salario. Ciò è spesso associato ad un notevole dispendio amministrativo da parte del datore di lavoro. D'altra parte, il dipendente deve aspettarsi controlli e possibili conteggi da parte delle autorità fiscali. I datori di lavoro possono fare approvare il loro regolamento di spesa dalla autorità fiscale locale con i seguenti effetti:

• Nella certificazione del salario, al punto 15, viene inserita la nota di approvazione "Regolamento di spesa approvato dal Cantone X in data (data)".
• Per i rimborsi spese effettivi, non è necessario indicare l'importo nella certificazione del salario.
• I rimborsi spese registrati nel regolamento di spesa sono riconosciuti fiscalmente come compensazione per le spese.
• L'approvazione dell'autorità cantonale nel luogo del datore di lavoro è valida anche per gli altri cantoni.
• La necessità per i dipendenti di fornire prove d'uso per i rimborsi forfettari ricevuti viene eliminata.

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