Reconnaissance d'un règlement de frais approuvé

Les remboursements de frais effectifs peuvent être déclarés au moyen de justificatifs. Cependant, de nombreux employeurs choisissent de faire approuver un règlement de frais par le canton où ils sont établis. Une fois approuvé, ce règlement doit être reconnu par l'administration fiscale, même s'il a été approuvé par un autre canton que celui de l'administration fiscale.

Les frais sont des dépenses engagées par les employés dans l'exercice de leurs fonctions au siège de l'entreprise ou en déplacement professionnel, et dans l'intérêt de l'employeur. Cela inclut par exemple les coûts de transport, les frais de repas ou les frais d'hébergement. Le remboursement des frais professionnels est exonéré d'impôt. Ces frais doivent soit être déclarés sous la forme de remboursements de frais réels avec justificatifs, soit l'employeur peut créer un règlement de frais qu'il peut faire approuver par le canton où il est établi. Il est conseillé d'utiliser le modèle standard de la Conférence suisse des impôts pour cela.En novembre 2016, la Commission de recours en matière fiscale du canton de Bâle-Ville a statué sur un cas relatif à ce sujet. La société S. AG, basée dans le canton de Bâle-Campagne, a fait approuver son règlement de frais par l'administration fiscale cantonale de Bâle-Campagne en 2008. Pour des « contractuels » de la S. AG, qu'elle emploie temporairement et qui effectuent des travaux pour des clients externes, des frais moyens de 2500 Fr. ont été appliqués. En 2012, une employée de la S. AG a déclaré dans sa déclaration fiscale un revenu de 119'927 Fr. et 26'605 Fr. de frais forfaitaires. Elle a joint à sa déclaration le règlement de frais (approuvé par le canton siège de la S. AG) et l'a envoyé à l'administration fiscale de son canton de résidence, Bâle-Ville. Cette dernière a ensuite exigé des preuves des dépenses réelles, que le contribuable n'a pas fournies, et n'a donc pas accepté les frais forfaitaires. L'employée a fait opposition. Elle a argumenté que le règlement devait être reconnu en raison de l'approbation par le canton de Bâle-Campagne et que les frais forfaitaires d'un autre employé de la S. AG avaient été acceptés, donc elle devrait être traitée de la même manière. L'administration fiscale a rejeté l'opposition. Le règlement de frais avait bien été approuvé, mais il ne correspondait pas au modèle standard de la Conférence suisse des impôts, donc l'administration fiscale n'était pas liée par celui-ci. Concernant la reconnaissance du règlement pour d'autres contribuables, elle a souligné que lors de leurs déclarations fiscales, le règlement n'avait pas été fourni, donc l'administration fiscale n'avait pas pu reconnaître qu'il ne correspondait pas au modèle standard.

Le contribuable a fait appel de cette décision à la Commission de recours en matière fiscale, qui a évalué le cas différemment. Un règlement de frais approuvé par le canton siège devrait être reconnu. Si seuls les règlements correspondant au modèle standard pouvaient être soumis, alors le sens d'une approbation serait perdu.

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