Per quanto tempo è necessario conservare i documenti aziendali

Le aziende svizzere sono obbligate, indipendentemente dal loro settore di appartenenza o dalle dimensioni aziendali, a conservare i documenti aziendali per un certo periodo di tempo. Una violazione dell'obbligo di conservazione può essere punita penalmente.

Conservazione dei documenti aziendali

Il diritto svizzero obbliga le aziende a conservare i documenti aziendali per un certo periodo di tempo. Le principali fonti di diritto relative all'obbligo di conservazione sono il Codice delle obbligazioni (OR), le leggi fiscali (DBG, StHG e MWSTG), il regolamento sulla tenuta dei libri contabili (GebüV) e il codice penale (StGB).

Normative commerciali sulla conservazione

L'obbligo di conservare i documenti aziendali deriva principalmente dalle disposizioni del Codice delle obbligazioni. Secondo Art. 958f OR, i libri contabili, i documenti di contabilizzazione, i rapporti aziendali e di revisione devono essere conservati per dieci anni (comma 1). Il termine inizia alla fine dell'esercizio sociale corrispondente. Mentre i rapporti aziendali e di revisione devono essere conservati in forma scritta e firmati (comma 2), i libri contabili e i documenti di contabilizzazione possono essere conservati su carta, elettronicamente o in modo simile, purché la corrispondenza con le operazioni commerciali sottostanti e le circostanze sia garantita e possano essere resi leggibili in qualsiasi momento (comma 3). Devono anche essere conservati per dieci anni i documenti che sono alla base di una registrazione nel libro azionario o nell'elenco degli azionisti nominativi (Art. 686 comma 5 o Art. 697l OR). Le obbligazioni commerciali di conservazione del Codice delle obbligazioni sono ulteriormente specificate nel regolamento sulla tenuta dei libri contabili.

Obblighi fiscali di conservazione

Oltre al Codice delle obbligazioni, anche le leggi fiscali contengono disposizioni sulla conservazione. Le persone fisiche con reddito da attività autonoma e le persone giuridiche sono obbligate a conservare i libri contabili e i bilanci annui o, in caso di contabilità semplificata, le dichiarazioni delle entrate e delle spese per dieci anni (Art. 126 comma 3 DBG in combinato con Art. 42 comma 4 StHG). Ulteriori obblighi di conservazione si trovano anche nella legislazione sull'imposta sul valore aggiunto. Le persone soggette a IVA devono conservare i loro libri contabili, documenti, carte commerciali e altre registrazioni fino alla prescrizione assoluta del debito fiscale, a meno che l'Art. 958f OR non disponga diversamente (Art. 70 comma 2 MWSTG). I documenti aziendali necessari per il calcolo della detassazione degli apporti e del consumo proprio di beni immobili devono essere conservati per venti anni (Art. 70 comma 3 MWSTG).

Conseguenze di una violazione del dovere

La violazione delle norme sulla conservazione dei documenti aziendali è oggetto di due disposizioni penali. Chi intenzionalmente o per negligenza non adempie al suo dovere legale di conservare i libri contabili, le lettere commerciali e i telegrammi aziendali, viene punito con una multa (Art. 325 StGB). Nel caso in cui alla persona interessata sia già stato dichiarato fallimento o sia stato emesso un titolo esecutivo contro di lei in altro modo, una violazione dell'obbligo di conservazione viene punita con la reclusione fino a tre anni o con una multa (Art. 166 StGB).

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