Vous devez conserver les documents commerciaux pendant cette période.

Les entreprises suisses sont obligées, quelle que soit leur branche ou leur taille, de conserver les documents commerciaux pendant une durée déterminée. Une violation de l'obligation de conservation peut être sanctionnée pénalement.

Conserver les documents commerciaux

Le droit suisse oblige les entreprises à conserver leurs documents commerciaux pendant une durée déterminée. Les principales sources juridiques concernant l'obligation de conservation sont le Code des obligations (CO), les lois fiscales (LIFD, LHID et LTVA), l'ordonnance sur les livres de commerce (Olico) et le Code pénal suisse (CP).

Règles de conservation du droit commercial

L'obligation de conserver les documents commerciaux découle principalement des dispositions du Code des obligations. Selon l'Art. 958f CO, les livres de commerce, les pièces comptables, les rapports d'affaires et d'audit doivent être conservés pendant dix ans (Al. 1). Le délai commence à courir à la fin de l'exercice concerné. Tandis que les rapports d'affaires et d'audit doivent être conservés par écrit et signés (Al. 2), les livres de commerce et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, électroniquement ou de manière comparable, pourvu que la conformité avec les transactions commerciales sous-jacentes et les faits soit assurée et qu'ils puissent être rendus lisibles à tout moment (Al. 3). Les documents justificatifs qui sous-tendent une inscription dans le registre des actions ou le répertoire des actionnaires nominatifs doivent également être conservés pendant dix ans (Art. 686 Al. 5 ou Art. 697l CO). Les obligations de conservation du droit commercial du Code des obligations sont précisées dans l'ordonnance sur les livres de commerce.

Obligations de conservation du droit fiscal

Outre le Code des obligations, les lois fiscales comportent également des dispositions de conservation. Les personnes physiques ayant des revenus d'une activité indépendante et les personnes morales sont tenues de conserver les livres de commerce et les comptes annuels ou les relevés de revenus et de dépenses en cas de comptabilité simplifiée pendant dix ans (Art. 126 Al. 3 LIFD en liaison avec Art. 42 Al. 4 LHID). D'autres obligations de conservation se trouvent également dans la législation sur la taxe sur la valeur ajoutée. Les assujettis à la TVA doivent conserver leurs livres de commerce, pièces justificatives, papiers commerciaux et autres enregistrements jusqu'à l'extinction de la prescription absolue de la créance fiscale, sauf si l'article 958f CO en dispose autrement (Art. 70 Al. 2 LTVA). Les documents commerciaux nécessaires au calcul de la détaxation sur les apports et de la consommation propre sur les biens immobiliers doivent être conservés pendant vingt ans (Art. 70 Al. 3 LTVA).

Conséquences d'une violation de l'obligation

La violation des dispositions relatives à la conservation des documents commerciaux fait l'objet de deux dispositions pénales. Quiconque manque intentionnellement ou par négligence à son obligation légale de conserver des livres de commerce, des lettres commerciales et des télégrammes commerciaux est puni d'une amende (Art. 325 CP). Dans le cas où la faillite a déjà été déclarée contre la personne concernée ou qu'un acte de défaut de biens a été émis contre elle de toute autre manière, une violation de l'obligation de conservation est punie d'une peine privative de liberté allant jusqu'à trois ans ou d'une amende (Art. 166 CP).

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