Obligation de conservation des documents comptables en Suisse 2024

La transformation numérique a des impacts profonds sur la vie des affaires, notamment sur la manière dont les entreprises conservent leurs documents comptables. Cet article éclaire les exigences légales en Suisse concernant l'obligation de conservation des documents comptables et souligne les différences entre les types de documents.

Cadre juridique

La conservation des documents comptables en Suisse, régie par l'art. 958f CO, est un élément central de l'activité commerciale. Une obligation de conservation de dix ans (après la clôture de l'exercice) pour les livres comptables, les pièces justificatives, les rapports d'affaires et les rapports de révision assure la traçabilité et l'intégrité des enregistrements financiers. Cela est crucial pour les audits fiscaux, les litiges juridiques et la gestion des entreprises, soulignant la nécessité de tenir des enregistrements financiers soigneux et précis.

Distinction des obligations de conservation

Les dispositions légales en Suisse différencient la conservation pour les rapports d'affaires et de révision sur papier et la gestion plus flexible des livres comptables et des pièces justificatives.

Selon l'art. 958f al. 2 CO, les rapports d'affaires et de révision doivent être conservés par écrit et signés par les personnes responsables.

Selon l'art. 958f al. 3 CO, les livres comptables et les pièces justificatives peuvent être conservés sur papier, électroniquement ou de manière comparable.

Conservation numérique

Cependant, la conservation numérique des livres comptables a certaines exigences. Selon l'Art. 3 de l'Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables, il faut garantir qu'aucune modification n'est possible sans que celle-ci ne puisse être prouvée. Ainsi, enregistrer simplement une facture comme un document Word ne suffit pas.

Supports d'information

Selon la loi, les supports d'information suivants sont inaltérables et modifiables :

Supports d'information inaltérables : Ceux-ci incluent le papier, les supports d'image et les supports de données inaltérables

Supports d'information modifiables : Les supports d'information sont considérés comme modifiables et donc inadmissibles si les informations stockées peuvent être modifiées ou supprimées sans que la modification ou la suppression puisse être prouvée sur le support de données.

Les supports d'information sont néanmoins admissibles si les points suivants s'appliquent :

1.    Des procédures techniques qui garantissent l'intégrité des informations stockées

2.    Le moment de la sauvegarde des informations est incontestablement prouvable, par exemple par un horodatage

3.    les règles existantes au moment de la sauvegarde concernant l'utilisation des procédures techniques concernées sont respectées

4.    les procédures et processus pour leur utilisation sont établis et documentés, et les informations auxiliaires pertinentes (comme les journaux et les fichiers journaux) sont également conservées

Conclusion

En conclusion, il est à noter que l'archivage des documents comptables est également affecté par la numérisation.

Les rapports d'affaires et de révision doivent toujours être archivés par écrit. Bien que les livres comptables et les justificatifs puissent être numérisés, nous recommandons de discuter cela avec un partenaire numérique pour respecter les exigences légales.