Obbligo di conservazione dei documenti contabili in Svizzera 2024

La trasformazione digitale ha un impatto profondo sulla vita aziendale, non ultimo sul modo in cui le aziende conservano i loro registri contabili. Questo articolo esplora i requisiti legali in Svizzera riguardanti l'obbligo di conservazione dei registri contabili e evidenzia le differenze tra i vari tipi di documenti.

Quadro Legale

La conservazione dei documenti contabili in Svizzera, regolata dall'Art. 958f CO, è un elemento centrale dell'attività commerciale. Un obbligo di conservazione decennale (dopo la fine dell'anno fiscale) per libri contabili, documenti di registrazione, rapporti aziendali e rapporti di revisione garantisce la tracciabilità e l'integrità delle registrazioni finanziarie. Questo è cruciale per le ispezioni fiscali, le controversie legali e la gestione aziendale, sottolineando la necessità di registrazioni finanziarie accurate e meticolose.

Distinzione dell'obbligo di conservazione

Le disposizioni legali in Svizzera differenziano tra la conservazione di rapporti aziendali e di revisione su carta e la gestione più flessibile di libri contabili e documenti di registrazione.

Secondo l'Art. 958f comma 2 CO, i rapporti aziendali e di revisione devono essere conservati in forma scritta e firmati dalle persone responsabili.

Secondo l' Art. 958f comma 3 CO, i libri contabili e i documenti di registrazione possono essere conservati su carta, elettronicamente o in modo equivalente.

Conservazione Digitale

Tuttavia, la conservazione digitale dei libri contabili ha certi requisiti. Secondo l'Art. 3 OGeB, deve essere garantito che non sia possibile modificare senza che tale modifica sia rilevabile. Perciò, semplicemente salvare una fattura come documento Word non è sufficiente.

Supporti di Informazione

Secondo la legge, i supporti di informazione sono i seguenti, immutabili e modificabili:

Supporti di informazione immutabili: Questi includono carta, supporti d'immagine e supporti di dati immutabili

Supporti di informazione modificabili: I supporti di informazione sono considerati modificabili e quindi inammissibili se le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che la modifica o la cancellazione siano riconoscibili sul supporto di dati.

I supporti di informazione sono comunque ammessi se sono soddisfatti i seguenti punti:

1.    Procedure tecniche che garantiscano l'integrità delle informazioni memorizzate

2.    Il momento della memorizzazione delle informazioni è inequivocabilmente verificabile, ad esempio tramite un timestamp

3.    le normative esistenti al momento della memorizzazione sull'uso delle procedure tecniche pertinenti sono rispettate

4.    le procedure e i processi per il loro uso sono stabiliti e documentati e le informazioni ausiliarie corrispondenti (come protocolli e file di log) sono altresì conservate

Conclusione

In conclusione, si può affermare che anche l'archiviazione dei documenti contabili è influenzata dalla digitalizzazione.

I rapporti aziendali e di revisione devono ancora essere archiviati in forma scritta. Sebbene sia possibile conservare elettronicamente libri e documenti, si consiglia di discuterne con un partner digitale per garantire il rispetto dei requisiti legali.