Le commerce électronique
La digitalisation change les transactions commerciales, où l'authenticité des documents, qu'ils soient numériques ou physiques, reste essentielle.
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Comme dans la plupart des autres domaines, le commerce est également en pleine transformation numérique. L’authenticité des documents est alors d’une grande importance. Pour assurer cette authenticité, il n'est cependant pas nécessaire d'avoir recours à la signature numérique.
Preuve de l'authenticité
Les données qui sont importantes pour la déduction de la taxe préalable, la perception des impôts ou la retenue à la source nécessitent pour leur utilisation l'authenticité. Il faut donc prouver l'origine ainsi que l'inviolabilité des documents. Cela est valable pour tous les documents, qu'ils soient physiques ou numériques. Pour les documents numériques, cette preuve peut être mieux apportée par la signature numérique, car elle offre le niveau de preuve le plus élevé possible. Toutefois, en raison de la liberté de preuve, cette preuve peut également être fournie d'une autre manière. Il suffit alors de démontrer les principes de la comptabilité conforme selon l'Art. 957a CO, qui comprend selon l'alinéa 2 notamment :
- l’enregistrement complet, fidèle et systématique des transactions commerciales et des faits
- la justification documentaire pour chaque opération comptable
- la clarté
- l’adéquation en regard de la nature et de la taille de l’entreprise
- la vérifiabilité
La facture papier régulière, la facture papier numérisée ainsi que la facture électronique doivent toutes répondre au même niveau de preuve pour respecter les principes de la comptabilité conforme.
Archivage
Pour l’archivage, on est également libre dans la réalisation. Les livres d’affaires et les documents justificatifs peuvent être conservés aussi bien physiquement sur papier, électroniquement ou de manière comparable. Il est important que les dispositions de l'Art. 958 f. CO soient respectées. Il est donc nécessaire que les livres d’affaires et les documents justificatifs garantissent la concordance avec les transactions commerciales sous-jacentes et les faits.
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