Il commercio elettronico
La digitalizzazione sta cambiando il commercio, mentre l'autenticità dei documenti, sia digitali che fisici, rimane essenziale.
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Come in molti altri settori, anche il traffico commerciale è in pieno cambiamento a causa della digitalizzazione. In questo contesto, l'autenticità dei documenti è di grande importanza. Tuttavia, per garantire tale autenticità, non è necessariamente richiesta la firma digitale.
Prova dell'autenticità
I dati che sono importanti per la detrazione dell'imposta anticipata, la riscossione delle tasse o la trattenuta fiscale devono essere autentici per essere utilizzabili. È quindi necessario dimostrare l'origine e l'inalterabilità dei documenti. Questo vale per tutti i documenti, sia che si tratti di documenti fisici che digitali. Nei documenti digitali, questa prova può essere fornita al meglio attraverso la firma digitale, poiché offre il più alto livello di prova possibile. Tuttavia, a causa della libertà dei mezzi di prova, questa verifica può anche essere effettuata in altri modi. È solo necessario riuscire a dimostrare i principi della contabilità corretta secondo l'articolo 957a OR, che include specificamente:
- la registrazione completa, veritiera e sistematica delle transazioni e delle circostanze aziendali
- la prova documentale per ciascuna registrazione contabile
- la chiarezza
- l'adeguatezza rispetto alla natura e alle dimensioni dell'azienda
- la verificabilità
Sia la fattura cartacea regolare, quella scannerizzata, sia la fattura elettronica devono soddisfare lo stesso livello di prova per aderire ai principi della contabilità ordinata.
Archiviazione
Per quanto riguarda l'archiviazione, si è anche liberi nella sua configurazione. I libri contabili e i documenti di registrazione possono essere conservati sia fisicamente su carta, sia elettronicamente o in modo comparabile. È importante che vengano rispettate le disposizioni dell'articolo 958 f. OR, secondo cui è necessario che i libri contabili e i documenti di registrazione garantiscano la corrispondenza con le transazioni commerciali e le circostanze sottostanti.
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