Archivage électronique des pièces comptables

En périodes de télétravail et de réunions virtuelles, ainsi qu'avec l'idée d'économiser du papier et de protéger notre environnement, la conservation des pièces comptables sous forme numérique ne devrait en réalité être sujet à aucun débat. Le droit des obligations (OR) ainsi que l'ordonnance sur les livres commerciaux (GeBüV) autorisent déjà depuis quelque temps la conservation numérique des documents en Suisse, cependant, il y a plusieurs points à considérer.

Outre les principes généraux de comptabilité appropriée tels que la preuve des transactions individuelles, la clarté, l'adéquation ou la vérifiabilité, d'autres principes doivent être respectés lors du stockage électronique des documents. Les principes du traitement approprié des données sont alors pertinents.

D'une part, l'intégrité doit être assurée. Cela signifie que l'authenticité et l'inviolabilité des documents doivent être garanties. Les documents doivent être sauvegardés de manière à ce qu'ils ne puissent être modifiés ou que les modifications soient détectables et documentées. Nous recommandons à cet effet l'utilisation d'un logiciel garantissant la sécurité de la révision. Actuellement, une motion est en cours devant le Conseil fédéral, qui devrait faciliter considérablement la numérisation de la comptabilité et notamment la conservation numérique des documents à l'avenir.

Ensuite, la disponibilité doit être assurée. Les livres d'affaires doivent être disponibles pour inspection et audit dans un délai raisonnable et être lisibles sans outils supplémentaires.

Au sein d'une organisation, il devrait également être clairement réglementé et documenté qui est responsable de l'archivage des informations. Les supports d'information doivent être régulièrement vérifiés pour leur intégrité et leur lisibilité.

Des exigences supplémentaires existent notamment pour le rapport d'affaires ou le rapport d'audit. Pour qu'un stockage électronique soit suffisant dans ces cas, une signature électronique qualifiée est nécessaire. Une simple signature d'un logiciel PDF n'est pas suffisante. Si la signature qualifiée n'est pas présente, un exemplaire signé à la main doit toujours être conservé.