Archiviazione elettronica dei documenti contabili

In tempi di lavoro da casa e riunioni virtuali, nonché con l'idea di risparmiare carta e proteggere il nostro ambiente, la conservazione dei documenti contabili in forma digitale non dovrebbe essere più in discussione. Il Codice delle obbligazioni (CO) e il Regolamento sui libri contabili (GeBüV) permettono già da tempo la conservazione digitale dei documenti in Svizzera, tuttavia ci sono alcuni punti da considerare.

Oltre ai principi generali di una corretta tenuta dei libri contabili, come per esempio la prova di singole registrazioni, la chiarezza, l'adeguatezza o la verificabilità, ci sono ulteriori principi da considerare per un'archiviazione elettronica dei documenti. Rilevanti sono i principi di un corretto trattamento dei dati.

Primo, deve essere garantita l'integrità. Questo significa che l'autenticità e l'inalterabilità dei documenti devono essere assicurate. I documenti devono essere salvati in modo che non possano essere modificati, o che le modifiche siano rilevabili e documentate. Raccomandiamo a questo scopo l'uso di un software che garantisca la sicurezza della revisione. Attualmente, al Consiglio Federale è stata presentata una mozione che dovrebbe facilitare notevolmente la digitalizzazione della contabilità e in particolare la conservazione digitale dei documenti in futuro.

Inoltre, deve essere garantita la disponibilità. I libri contabili devono essere disponibili per consultazione e revisione entro un termine ragionevole e devono essere leggibili senza ulteriori strumenti ausiliari.

All'interno di un'organizzazione, inoltre, dovrebbe essere chiaramente regolato e documentato chi è responsabile per l'archiviazione delle informazioni. I supporti di informazione devono essere regolarmente controllati per integrità e leggibilità.

Ci sono ulteriori requisiti, tra gli altri, per il rapporto di gestione o la relazione di revisione. Affinché una conservazione elettronica sia sufficiente in questi casi, è necessaria una firma elettronica qualificata. Una semplice firma da un software PDF non è sufficiente. Se la firma qualificata non è disponibile, deve essere conservata anche una copia firmata a mano.